Actualmente, algo que preocupa tanto a los empresarios como a las personas naturales es el aumento de las estafas en el último tiempo, ya sea en el momento de pagar, problemas con el sistema bancario, o casos relacionados con la digitalización de la información financiera, especialmente en lo que respecta a la emisión de factura electrónica.
Esto es atribuido particularmente al incremento de tecnologías que cada día son usadas con más frecuencia en procesos relacionados a las finanzas, lo que es aprovechado por los estafadores. De todos modos, a pesar de ser una de las causantes es también la solución.
¿Cómo beneficia el uso de ciberseguridad a la emisión de factura electrónica?
El termino ciberseguridad se ha empleado cada día con más frecuencia, esto es gracias a que con el paso del tiempo y las innovaciones tecnológicas las empresas se han visto con la necesidad de cuidar sus procesos.
Este concepto se refiere a un área de informática y telemática que tiene como objetivo proteger la infraestructura computacional tanto la información digital, dispositivos, así como a sus activos.
En el caso de la factura electrónica es crucial mantener un buen sistema de ciberseguridad, esto debido a que es un riesgo latente mantener este documento tributario sin ninguna garantía de que nada le sucederá. Particularmente en este caso los riesgos a los que se exponen son:
- El fraude por suplantación: lo que se refiere a que un delincuente cibernético que con accesos no autorizados se haga pasar por alguien o por su empresa puntualmente, lo que le afecta no tan solo a usted, sino que también a sus clientes directamente.
- Perdida de datos: que es otra de las estafas más comunes donde pueden hasta robar información confidencial que está almacenada digitalmente y usarla de múltiples formas que serían totalmente perjudiciales.
- Multas o penalizaciones: en Chile existe la Ley N° 19.628 que consta de una multa económica de hasta 2.000 UTM por incumplir las medidas necesarias para resguardar los datos almacenados de terceros o personas naturales dentro de su empresa.
- Interrupción operativa: cuando ocurre un incidente de esta gravedad con la factura electrónica es necesario parar procesos abruptamente hasta que se le haya dado una solución y así no incrementar el problema.
Entre los puntos anteriores se puede ver que no cuidar la ciberseguridad respecto a emitir factura electrónica es un riesgo que no engloba solo lo económico sino también afecta a la reputación de la empresa y da incertidumbre para sus propios trabajadores quienes también se pueden ver envueltos en el revuelo.
Puntualizando en los riesgos también consideramos importante mencionar que según el Artículo 200 Decreto Ley N° 830 sobre Código Tributario, la documentación tributaria del contribuyente se le pueden ejercer acciones legales durante un periodo de seis años; luego de pasar este periodo ya no puede ser fiscalizado ni sancionado por la obligación en cuestión.
Mientras que el artículo 17 explica que la documentación vigente en el plazo antes mencionada debe ser acreditada con una contabilidad fidedigna y llevar la información en libros de contabilidad, así como todo documento o escrito relacionado de manera que sea resguardada de La forma más eficiente durante el periodo.
De la mano con el plazo de los 6 años el Artículo 58 de de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios también indica que los contribuyentes deben guardar los duplicados de las facturas en el mismo lapso de tiempo. Aunque en el caso de presentar dificultades para ordenar el material, el SII puede aceptar que se eliminen los duplicados, pero mientras esta autorización no exista perderlos no es una opción.
¿Cómo proteger el proceso de emisión de factura electrónica?
Teniendo en cuenta que los riesgos de no mantener un buen sistema de ciberseguridad son altos es importante para la empresa darle especial atención a que se hará para disminuir la probabilidad de caer en estas estafas.
Para entrar en materia el punto de inicio para proteger la factura electrónica es el formato XML que en inglés es eXtensible Markup Language que es un lenguaje informático usado para estructurar y almacenar datos de forma que tanto los humanos como las máquinas puedan entenderlo.
Este formato, aunque no es una herramienta de ciberseguridad es usado en diferentes procesos requeridos para la misma, dentro de los cuales se encuentra la validación de datos, seguridad de datos de tránsito, prevención de ataques, control de acceso, integridad de datos, auditoria y monitoreo.
De todos modos, alejándonos del lenguaje informático y ahondando en soluciones prácticas para su negocio, existen varias opciones como contratar a un informático especializado en cybersecurity o de una especialización relacionada, empresas externas que se encargan de estos casos, pero independiente de ellos nos centraremos particularmente en el software de facturación electrónica.
Un software de facturación electrónica tiene varias funciones que van de la creación de la factura electrónica, junto con todo lo que conlleva como estandarizarla, emitirla al Servicio de Impuestos Internos, registro, distribución y control de recepción. Esto a la vez que cuida la información financiera de la empresa relacionada.
Particularmente la solución de Global Business IT aparte de su objetivo de optimizar los procesos de la factura electrónica, cumple con mantener un sistema seguro tanto para el emisor como el receptor de la misma, esto sumado a la rápida respuesta en el caso de cualquier inconveniente con el software, manteniendo un servicio de Post-Venta cercano y efectivo; así como también de Soporte.
Esto sumado a que se comprometen desde el primer momento con mantener un alto estándar de seguridad, privacidad y respaldo de los datos. Además, que es conveniente, tiene una interfaz fácil de usar y simple.
Para concluir estar informado de las tecnologías y hacer uso tanto consciente como responsable de las mismas es parte fundamental para mantener una empresa con un alto estándar de calidad y así no caer en problemas que tienen potencial de incrementar desde algo que puede ser pasado por alto trivialmente, desembocando en pérdidas económicas importantes o perdiendo directamente clientes.
De modo que lo más sensato es mantener un plan previo en vez de esperar a que las consecuencias se comiencen a presentar y estar a la vanguardia de las tecnologías.
Sin mencionar que el software de factura electrónica es útil al momento de agilizar los procesos y dándole tiempo para invertir en nuevos o antiguos procesos que lo necesiten así ayudándole al crecimiento de su empresa de forma paulatina.