Cuando un proveedor te emite una factura electrónica, empieza a correr un reloj que muchas empresas no ven. Para reclamar una factura tienes 8 días corridos, y si ese plazo se vence sin respuesta, el documento queda aceptado, aunque nadie lo haya revisado. Ese detalle define si puedes objetar un cobro mal hecho, si puedes usar el crédito fiscal y si esa factura puede terminar en manos de un tercero.
En esta nota te explicamos cómo funciona el plazo, qué opciones tienes dentro de él y qué ocurre cuando se cierra.
Qué significa reclamar una factura ante el SII
Reclamar no es lo mismo que ignorar el documento ni devolver el PDF por correo. La Ley 19.983, modificada por la Ley 20.956, establece que el receptor de una factura electrónica debe registrar su decisión en el sistema del SII. A grandes rasgos, hay dos caminos:
- Aceptar: dar acuse de recibo de las mercaderías o servicios, o aceptar el contenido del documento.
- Reclamar: objetar el contenido de la factura, o reclamar por falta parcial o total de lo que se facturó.
La decisión es definitiva. Si otorgas acuse de recibo, después no puedes reclamar; y si reclamas, ya no puedes aceptar. Por eso, antes de reclamar una factura o aceptarla, conviene revisar con calma y no después.
El plazo de 8 días: desde cuándo se cuenta
El plazo de 8 días es corrido, no hábil, y parte cuando el SII recibe el documento, no cuando llega a tu bandeja de correo. El SII lo ejemplifica así: si la factura se recibe el 1 de enero a las 20:00 horas, el plazo vence el 9 de enero a las 23:59.
Esto tiene una consecuencia práctica: los fines de semana y feriados también descuentan. Una factura que entra un jueves en la tarde deja muy poco margen real si el equipo que debe revisarla vuelve recién el lunes. Y si el área que conoce la compra no es la misma que gestiona los documentos, el tiempo disponible para reclamar una factura se reduce todavía más.
Qué pasa si se vence el plazo de 8 días
Queda aceptada de forma irrevocable
Si dejas pasar el plazo, la ley presume que las mercaderías fueron entregadas o los servicios prestados. La factura se entiende irrevocablemente aceptada, aunque tenga montos equivocados, productos que nunca llegaron o un servicio incompleto. En la práctica, corregirla pasa por pedirle al proveedor una nota de crédito.
Puede cederse a un tercero
Una factura no reclamada a tiempo queda apta para cederse, por ejemplo a una empresa de factoring. Así, el cobro puede llegar de alguien distinto a tu proveedor. En cambio, si decides reclamar una factura dentro del plazo, el registro del SII rechaza las cesiones posteriores.
El efecto en el crédito fiscal
El reclamo también define qué pasa con el IVA. Según el SII, una factura reclamada no permite usar el crédito fiscal que contiene. Las que no se reclaman dentro del plazo, en cambio, sí lo permiten. Por eso la decisión tiene efecto contable, no solo comercial.
Por qué el plazo se escapa en tantas empresas
El problema rara vez es no saber que el plazo existe; es que nadie es dueño de él. La factura llega al SII, el aviso cae en un correo genérico, quien hizo la compra está en terreno y quien puede aprobar está en reunión. Cuando alguien se sienta a reclamar una factura con errores, el plazo ya se cerró.
Con 20 documentos al mes, se puede controlar a mano. Con 200, la revisión diaria en el portal del SII compite con todo lo demás, y las facturas que se pasan de plazo son justamente las que nadie alcanzó a mirar.
Que tiene que resolver un control de plazos
Visto en frío, esto no es un problema de voluntad del equipo: es de visibilidad y de responsabilidad asignada. Cualquier forma de controlarlo —una planilla, el ERP o una herramienta dedicada— tiene que resolver tres cosas: que el documento sea visible desde que entra al SII, que haya alguien a cargo de aceptar o reclamar antes del vencimiento y no después, y que lo que no corresponde se filtre antes de llegar a una bandeja.
Es el problema que trabajamos en aprobot, nuestra herramienta de cuentas por pagar. Las facturas entran directo desde el SII y se ordenan en cinco etapas: recibido, pendiente de aprobación, aprobado, contabilizado e integrado al ERP. El aviso sale por correo y app antes de que venza el plazo de 8 días, y reglas por monto, proveedor o tipo de documento definen quién revisa cada caso. Los documentos que no calzan, como un DTE no vigente o un RUT que no corresponde, quedan descartados antes de que alguien los mire.
Lo que no cambia es quién decide. El criterio de quien tiene que reclamar una factura con errores no se reemplaza: solo deja de llegar tarde. Si quieres ver el ciclo completo, está en nuestra nota sobre facturas de proveedores con aprobot
Preguntas frecuentes
¿Puedo reclamar una factura después de aceptarla?
No. Según el SII, un reclamo posterior a la aceptación no tiene efectos. La alternativa es pedirle al proveedor una nota de crédito electrónica.
¿Dónde reviso la normativa oficial?
En las preguntas frecuentes del SII sobre el plazo para reclamar, basadas en las circulares N°4 y N°35 de 2017 y en la Ley 19.983.
¿Tu equipo sabe hoy cuántas facturas de proveedores vencen su plazo esta semana?