Es fin de mes, el despacho está listo y la factura no sale. El sistema no muestra un error en los datos: solo avisa que no quedan números disponibles. Pasa más seguido de lo que parece, porque los folios de factura electrónica tienen un límite de cantidad y también una fecha de vencimiento, y muchas empresas se enteran recién cuando ya no pueden emitir.
En esta nota te explicamos qué son los folios, cuánto duran, cómo pedirlos al SII y qué hacer si se te vencieron, para que no te vuelva a pasar.
Qué son los folios y qué es el CAF
Cada documento tributario electrónico lleva un número correlativo autorizado por el SII. Ese número es el folio, y sin él la factura no se puede emitir. Tu empresa no define la numeración: el SII te entrega un rango de folios de factura electrónica ya autorizados y tu sistema los va usando en orden.
Ese rango llega en un archivo llamado CAF, sigla de Código de Autorización de Folios. Es un XML que indica qué tipo de documento cubre, desde qué número hasta cuál y en qué fecha se autorizó. Tu software de facturación lo carga y timbra cada documento con un número de ese rango.
Por eso el problema aparece de golpe: mientras queden números en ese archivo todo funciona, y cuando se acaban, la emisión se detiene. Pero la cantidad no es el único límite.
¿Cuánto duran los folios de factura electrónica?
Aquí está el dato que más sorprende. La Resolución Exenta SII N°58, de 2017, estableció que los folios autorizados desde el 1 de julio de 2018 tienen una vigencia de seis meses, contados desde su fecha de autorización.
La regla aplica a los documentos que dan derecho a crédito fiscal, como la factura afecta, la nota de crédito, la nota de débito y la factura de compra. Si emites uno de ellos con un folio que ya perdió su vigencia, el SII lo rechaza al momento de recibirlo y el documento no tiene validez tributaria.
Pedir muchos números «por si acaso», entonces, no resuelve nada. Si tu empresa emite poco y solicita un rango grande, buena parte de esos folios de factura electrónica puede vencer sin haberse usado. La clave está en pedir bien desde el principio.
Cómo solicitar folios en el SII, paso a paso
Cuando un rango se está acabando o está por vencer, toca hacer un nuevo timbraje electrónico. El trámite es así:
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Ingresa a sii.cl con el certificado digital de la empresa.
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Entra a Factura Electrónica → Sistema de facturación de mercado → Timbraje electrónico.
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Elige la opción para solicitar timbraje, el RUT de la empresa y el tipo de documento.
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Indica la cantidad que necesitas y confirma.
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Descarga el archivo que genera el SII y cárgalo en tu sistema de facturación.
Para solicitar folios necesitas que el certificado digital esté vigente. Si venció, el trámite no avanza, así que conviene revisarlo cada vez que controles tus folios de factura electrónica.
Si el sitio no te deja descargar el rango, el SII puede tener una restricción sobre tu RUT: revisa la causa en sii.cl antes de reintentar.
Qué hacer con los folios vencidos
Ahora, ¿qué pasa si encuentras un rango vencido con números sin usar? Esos folios vencidos ya no se pueden emitir, pero tampoco basta con olvidarlos: según la misma resolución, deben anularse en el sitio del SII, en la sección de Factura Electrónica del sistema que uses, propio o de mercado.
Después de anularlos, solicita un rango nuevo y cárgalo en tu software. Así evitas que el sistema intente timbrar con números sin validez.
Si el SII ya rechazó tu factura
A veces el problema se descubre tarde, con la factura ya rechazada. En ese caso, la factura no existe para efectos tributarios y tienes que emitir una nueva con uno de tus folios de factura electrónica vigentes. Avísale a tu cliente: ese documento no le sirve para su crédito fiscal.
Un folio vencido, eso sí, es solo una de las razones de rechazo; también influyen los datos del receptor, los montos o el formato.
Cómo no volver a quedarte sin folios
Con todo esto claro, prevenir es simple. Estos hábitos te ahorran casi todos los problemas:
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Ojo con los documentos que usas poco. Las notas de débito o las facturas de compra se emiten de vez en cuando, así que sus folios de factura electrónica son los que más se vencen.
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Pide según tu consumo real. Calcula cuántos documentos emites en seis meses y solicita esa cantidad.
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Revisa una vez al mes. Mira cuántos números quedan en cada rango y cuándo vence.
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Mantén vigente el certificado digital. Sin él no hay timbraje.
Cuando el volumen hace la diferencia
Si emites pocos documentos, revisar los rangos a mano una vez al mes basta. Cuando el volumen crece, con varios tipos de documento y áreas facturando, el control manual de los folios de factura electrónica se vuelve frágil y conviene que tu software te ayude.
En Global Business IT acompañamos a empresas con alto volumen de documentos a través de gSuiteFEL, con soporte humano en español. Si estás evaluando opciones, en nuestra guía ¿cómo elegir un software de factura electrónica? te contamos qué mirar.
Fuente: Resolución Exenta SII N°58, de 2017 y preguntas frecuentes del SII sobre folios.